เริ่มระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ จากแบบฟอร์มที่ทีมใช้จริง

เตรียมแบบฟอร์มและสิทธิ์ก่อนเริ่ม

• เลือกต้นแบบที่ทีมใช้อยู่ และตรวจว่าข้อความหรือรายการใดต้องให้ผู้ใช้กรอก
• ระบุผู้กรอก แผนก และผู้มีสิทธิ์พิจารณาตามกระบวนการบริษัท
• กำหนดข้อมูลจำเป็น เช่น รายการ จำนวน เหตุผล และเอกสารประกอบ
• ถ้านำเข้าจาก Word, PDF หรือภาพสแกน ให้ตรวจข้อความ ตาราง และช่องกรอกกับต้นฉบับก่อนใช้จริง

ตัวอย่าง: ส่งใบขอซื้อแล้วพบข้อมูลไม่ครบ

ผู้กรอกบันทึกร่างและตรวจรายการก่อนส่ง ผู้พิจารณาที่พบว่ารายละเอียดยังไม่ครบส่งกลับพร้อมความคิดเห็น ผู้กรอกแก้ไขในฉบับที่ระบบเปิดให้แก้ แล้วส่งพิจารณาอีกครั้ง การบันทึกเหตุผลช่วยให้ทีมรู้ว่าต้องแก้อะไร ไม่ใช่เพียงรู้ว่าเอกสารถูกส่งกลับ

ติดตามเอกสารใน a8 ทีละขั้น

1. เลือกแบบฟอร์มกลางของบริษัท หรือสร้างเอกสารตามสิทธิ์ที่ได้รับ
2. กรอกข้อมูลและบันทึกฉบับร่าง ตรวจรายละเอียดและไฟล์แนบก่อนส่ง
3. ส่งให้ผู้มีสิทธิ์พิจารณา ซึ่งสามารถอนุมัติ ส่งกลับ หรือปฏิเสธตามขั้นตอน
4. เมื่ออนุมัติและลงลายเซ็นแล้ว ย้อนดูประวัติและหลักฐานของเอกสารได้ตามสิทธิ์
5. หากต้องแก้ไขหลังอนุมัติ ให้เปิดฉบับแก้ไขตามสิทธิ์ แทนการเปลี่ยนหลักฐานฉบับที่ลงนามแล้ว

สิ่งที่ควรลองก่อนเริ่มใช้ทั้งบริษัท

ทดลองทั้งกรณีข้อมูลครบและข้อมูลที่ต้องส่งกลับ ตรวจว่าผู้ใช้แต่ละบทบาทเห็นเฉพาะงานตามสิทธิ์ และเปิดประวัติฉบับเดิมได้เมื่อมีการแก้ไข

• ทดสอบชื่อหรือข้อความยาว รวมถึงตารางที่ใช้จริง
• ตรวจตัวอย่างก่อนพิมพ์หรือดาวน์โหลด โดยเฉพาะเอกสารที่นำเข้า
• เอกสารอนุมัติแล้วไม่ได้หมายความว่าจ่ายเงินจริงแล้ว การบันทึกจ่ายเป็นอีกขั้นตอนหนึ่ง
• ระบบช่วยจัดขั้นตอนและเก็บประวัติ ผู้รับผิดชอบยังต้องตรวจความถูกต้องของเนื้อหา

เริ่มจากงานหนึ่งเรื่อง แล้วค่อยขยายให้ทั้งทีม

สร้างบัญชีบริษัทและเตรียมสมาชิกตามบทบาท หรือเปิดหน้าเข้าสู่ระบบเพื่อเข้าใช้งาน หากมีปุ่ม Demo คุณสามารถลองด้วยข้อมูลตัวอย่างก่อนเริ่มใช้จริง